Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

1. Menerima informasi. Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi. Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis lainya.
3. Mengatur informasi. Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.
4. Memberi informasi. Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
5. Melindungi Aset. Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.

Sasaran Pelatihan Manajemen Perkantoran Modern

Setelah mengikuti Pelatihan Manajemen Perkantoran Modern ini, peserta diharapkan memiliki pengetahuan untuk:

1. Meningkatkan kemampuan mengelola Administrasi Perkantoran dengan lebih baik dan terstruktur
2. Meningkatkan keterampilan mengelola tugas-tugas Administrasi Profesional
3. Meningkatkan kemampuan dalam menggunakan fungsi lain
4. Memanfaatkan Teknologi terbaru dalam meningkatkan produktivitas kerja.

Materi Bimtek Pelatihan Manajemen Perkantoran & Kesekretariatan Modern yang akan dibahas adalah:

1. ORGANISASI MANAJEMEN KANTOR
   • Berbagai aktivitas Kantor
   • Fungsi dan Peran Unit Kerja Perkantoran
   • Faktor yang mempengaruhi Staf Administrasi yang Profesional
2. HUBUNGAN ANTARA INTERPERSONAL DI TEMPAT KERJA
   • Etika / Tata Krama Perkantoran
   • Meningkatkan kerjasama antar Unit Kerja
   • Berurusan dengan Orang yang Sulit
3. DOKUMEN BISNIS
   • Komunikasi Tertulis
   • Membuat Surat Bisnis
   • Penulisan Laporan Bisnis
4. TEKNIK PENGARSIPAN
   • Masalah yang bermasalah dalam Pengarsipan
   • Klasifikasi Arsip
   • Periode File Retensi
   • Sistem Pengarsipan Elektronik
5. MENGELOLA RAPAT
   • Tujuan dan Manfaat Rapat
   • Pengaturan Rapat
   • Tips mengelola rapat yang efektif
6. MANAJEMEN DASAR DATA
   • Bidang, Catatan, dan File
   • Penyortiran dan Pencarian
   • E-Filing
7. MENGOPTIMALKAN TEKNOLOGI
   • Email & Internet
   • Jaringan komputer

Untuk itu para pejabat Instansi Pemerintahan Daerah baik Gubernur, Bupati, Walikota, maupun lingkup Satuan Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ) haruslah memiliki pengetahuan dan pemahaman yang optimal mengenai Opsi Di Atas untuk itu kami dari MITRA MANAJEMEN DAERAH SKT KEMENDAGRI DITJEN POLPUM  : 01-00-00/635/XI/2018  mengharapkan keikutsertaan Pemerintah Daerah (Gubernur/Bupati/Walikota, Sekretariat Daerah serta SKPD terkait untuk mengikuti Bimtek Dan Pelatihan Manajemen Perkantoran Dan Kesekretariatan Moderen – Kantor Pemerintah Dan Perusahaan