Bimtek Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center) Instansi Pemerintah .Manajemen Kerasipan Instansi Pemerintah 2022 – 2023
Dengan Hormat
Records Center merupakan bagian dari program pengelolaan arsip inaktif. Keberadaan records center diperlukan untuk menjaga ketahanan informasi berbasis arsip. Arsip inaktif disimpan di records center tidak dalam jangka waktu yang lama.
Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center) Instansi Pemerintah
Ada tiga jenis pusat record yang mempunyai spesifikasi sebagai penyimpan, pemelihara, perawat, serta pengelola arsip antara lain sebagai berikut :
- Record Center On Site, recod center jenis ini merupakan pusat arsip yang lokasinya berada didalam ruang lingkup perusahaan atau organisasi, pada umumnya record center jenis ini digunakan oleh organisasi yang volume penggunaan dokumennya relatif kecil, sehingga didalam pengelolaan dokumennya tidak diperlukan ruang lingkup yang luas.
- Record Center Off Site, pada record center jenis ini pusat penyimpanan dokumennya berada diluar organisasi, dengan volume penyimpanan dan penggunaan dokumen yang sangat besar maka opsi penyimpanan diluar ruang lingkup gedung organisasi menjadi salah satu opsi yang ada, karena dengan jumlah dokumen yang sangat banyak serta kapasitas ruang gedung yang terbatas maka penyimpanan di gedung khusus yang dibuat organisasi akan menjadi efektif, dimana kebutuhan akan informasi dari dokumen yang tersimpan bisa dilakuan dengan cara pengelolaan dokumen digital yang bisa diakses dari gedung organisasi secara real time dan akurat.
- Record Center Comercial, Saat ini banyak sekali perusahaan – perusahaan yang menyediakan jasa penyimpanan dokumen baik dokumen dalam bentuk fisik sampai dokumen dalam bentuk digital atau data yang biasa disebut dengan data center. Dengan menyediakan sarana dan prasarana maka perusahaan penyedia jasa penyimpanan ini akan memberikan layanan penyimpanan dan pengelolaan yang terintegrasi dengan kebutuhan organisasi.
Untuk itu para pejabat Instansi Pemerintahan Daerah baik Gubernur, Bupati, Walikota, maupun lingkup Satuan Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ) haruslah memiliki pengetahuan dan pemahaman yang optimal mengenai Opsi Di Atas untuk itu kami dari MITRA MANAJEMEN DAERAH SKT KEMENDAGRI DITJEN POLPUM : 01-00-00/635/XI/2018 mengharapkan keikutsertaan Pemerintah Daerah (Gubernur/Bupati/Walikota, Sekretariat Daerah serta SKPD terkait untuk mengikuti Bimtek Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center) Instansi Pemerintah .Manajemen Kerasipan Instansi Pemerintah 2022 – 2023
