Bimtek Diklat Manajemen  Kearsipan Dan Tata Naskah Dinas Bagi Organisasi Pemerintah Daerah OPD 

Kepada Yth,
Gubernur, Bupati, Walikota Se-Indonesia
Kepala Dinas, Badan, Kantor Dan Lembaga Teknis (Prov/Kab/Kota)
Sekretariat DPRD Prov/Kab/Kota Se- Indonesia
(Dimohon Hadir Bersama/Menugaskan & Mengizinkan :
Cq. Kabag-Kasubbag, Kabid-Kasubbid Keuangan, PA, PPTK dan PPK, Bendahara & SKPD terkait.
Di Tempat

Pemerintah telah mengeluarkan sebuah undang-undang mengenai kearsipan yang bisa dibilang baru karena disahkan pada tahun 2009 yaitu UU. No.43 Tahun 2009 menggantikan Undang-undang mengenai kearsipan yang sebelumnya.

Dengan keberadaan Undang-undang ini tentu akan menjadikan sebuah payung hukum yang jelas bagi para pengelola kearsipan di berbagai organisasi maupun perusahaan. Selain itu juga terdapat Peraturan pemerintah yang menjelaskan bagaimana tata cara pelaksanaan Undang-undang tersebut yaitu PP 28 tahun 2012 yang masih benar-benar baru dalam pengesahannya.

Jika digali lebih dalam mengenai kedua peraturan tersebut maka akan didapatkan tentang sanksi hukum yang akan diberikan kepada sebuah organisasi apabila tidak melaksanakan fungsi kearsipan dan merugikan orang lain akan mendapatkan sebuah sanksi yang jelas. Perhatian pemerintah akan pentingnya arsip saat ini sangat baik dengan munculnya kedua undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut.

Bimtek kearsipan dan tata naskah dinas bagi organisasi pemerintah daerah

Setiap organisasi memiliki kebutuhan manajemen arsip yang tidak sama dengan organisasi yang lain. Karena itu berdasarkan kajian tim kearsipan Universitas Indonesia maka dibuatkan beberapa standar pengelolaan arsip yang bisa digunakan diseluruh lingkungan Universitas Indonesia untuk memudahkan dalam pelaksanaan Manajemen Kearsipan. Pedoman itu antara lain adalah :

Materi Bimtek Kearsipan Dan Tata Naskah Dinas

• Kebijakan Kearsipan
• Tata Persuratan
• Skema Klasifikasi Arsip
• Jadwal Retensi Arsip (JRA)
• Pedoman Operasional Baku (POB) Arsip

Mengapa Tata Naskah Dinas ada dalam Manajemen Kearsipan?

Tata Persuratan merupakan awal dari penciptaan arsip, dikarenakan hal tersebut maka sangat penting untuk terlebih dahulu memahami proses penciptaan arsip. Untuk lebih jelas mengenai bagaimana Tata Persuratan  mengatur proses penciptaan arsip bisa langsung di lihat pada file yang ada dibawah.

Skema Klasifikasi Arsip
Diantara semua pendukung untuk pelaksanaan kearsipan disebuah organisasi maka dapat dikatakan bahwa Skema Klasifikasi merupakan unsur utama yang harus terlebih dahulu dimiliki oleh suatu organisasi agar arsip mereka dapat dikelola dengan baik, karena klasifikasi merupakan awal dari proses analisis konteks maupun isi suatu arsip.

Setiap organisasi akan memiliki skema klasifikasi yang berbeda.

Karena proses bisnis dari masing-masing organisasi berbeda, bahkan walaupun antara organisasi dengan core bussiness yang sama belum tentu memiliki skema klasifikasi yang sama. Hal ini dikarenakan kondisi organisasi, mulai dari jajaran pimpinan, hingga etos kerja dari organisasi tersebut bisa berbeda.

Mengapa skema klasifikasi berbeda?

Hal ini disebabkan karena setiap organisasi memiliki sturktur masing-masing sesuai dengan kebutuhan organisasi, juga memiliki kondisi baik internal maupun eksternal masing-masing yang sangat jarang antara satu organisasi dengan organisasi yang lain memiliki kemiripan klasifikasi ataupun proses bisnis yang 100% sama.

Mengapa Klasifikasi Arsip Penting?

Klasifikasi merupakan awal dari proses analisis isi maupun konteks suatu arsip. Kemudian analisis ini akan dilakukan suatu penilaian yang menentukan berapa lama suatu arsip akan disimpan.

Dari Klasifikasi ini nantinya juga akan disusun suatu jadwal retensi arsip yang menentukan berapa lama arsip disimpan atau kapan bisa dimusnahkan.

Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip merupakan satu lagi alat pendukung dalam Manajemen Kearsipan yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Hal ini karena JRA akan menentukan bagaimana penilaian suatu arsip dilakukan terutama mengenai berapa lama arsip akan dijaga.

Untuk itu para pejabat Instansi Pemerintahan Daerah baik Gubernur, Bupati, Walikota, maupun lingkup  Satuan Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ) haruslah memiliki pengetahuan dan pemahaman yang optimal mengenai Opsi Di Atas untuk itu kami dari MITRA MANAJEMEN DAERAH SKT KEMENDAGRI DITJEN POLPUM  : 01-00-00/635/XI/2018  mengharapkan keikutsertaan Pemerintah Daerah (Gubernur/Bupati/Walikota, Sekretariat Daerah serta SKPD terkait untuk mengikuti Bimtek Diklat Manajemen  Kearsipan Dan Tata Naskah Dinas Bagi Organisasi Pemerintah Daerah OPD